Objectif Nancy

Le serveur M/ECHANGE est constamment saturé et régit par aucune règle. Cela va à l'encontre des règles de sobriété numérique et est contre-productif. Pour faire évoluer la situation, les archives municipales propose une réorganisation de cet espace :

La meilleure solution consiste à créer deux dossiers à la racine :

• un dossier « Projets »
• un dossier « Échanges ».

Le dossier « Projets » serait un espace dédié aux projets transversaux. Afin de conserver un espace propre et fonctionnel, toute demande de création de nouveau dossier, formulée par le chef de projet via EasyVista, serait visée par les Archives municipales puis mise en place par la DSIT. Cette procédure permettrait de contrôler la conformité des règles de nommages, de définir des droits d’accès et de fournir au demandeur un dossier-projet type. Enfin, l’archivage des documents stockés dans le dossier-projet reviendrait au chef de projet au terme de celui-ci.

Le dossier « Échanges » serait un espace libre de droits : la création de nouveaux dossiers serait autorisée et aucune restriction d’accès ne serait mise en place. Organisé par pôles puis par départements/services, il permettrait aux agents d’échanger des documents sur le court terme. Une purge de cet espace devra être mise en place à début de chaque mois, ou tous les trimestres. Cela permettra d’éviter la saturation de cet espace, comme c’est le cas actuellement, et d’en faire à nouveau un lien de partage et non de stockage.

Il est a noté qu’en cas de perte, d’oubli ou de suppression de documents, des sauvegardes sont réalisées régulièrement par la DSIT.

Pour que chaque agent puisse se familiariser avec les nouvelles règles de gestion de cet espace, une charte d’utilisation sera rédigée et mise en ligne sur l’Intra.

Mise en œuvre [Suspendu]