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Changements sur "Réorganisation du M/ECHANGE"

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Titre (Français)

+Réorganisation du M/ECHANGE

Description (Français)

+
Le serveur M/ECHANGE est constamment saturé et régit par aucune règle. Cela va à l'encontre des règles de sobriété numérique et est contre-productif. Pour faire évoluer la situation, les archives municipales propose une réorganisation de cet espace :

La meilleure solution consiste à créer deux dossiers à la racine :
- un dossier « Projets »
- un dossier « Échanges ».
Le dossier « Projets » serait un espace dédié aux projets transversaux. Afin de conserver un espace propre et fonctionnel, toute demande de création de nouveau dossier, formulée par le chef de projet via EasyVista, serait visée par les Archives municipales puis mise en place par la DSIT. Cette procédure permettrait de contrôler la conformité des règles de nommages, de définir des droits d’accès et de fournir au demandeur un dossier-projet type. Enfin, l’archivage des documents stockés dans le dossier-projet reviendrait au chef de projet au terme de celui-ci.

Le dossier « Échanges » serait un espace libre de droits : la création de nouveaux dossiers serait autorisée et aucune restriction d’accès ne serait mise en place. Organisé par pôles puis par départements/services, il permettrait aux agents d’échanger des documents sur le court terme. Une purge de cet espace devra être mise en place à début de chaque mois, ou tous les trimestres. Cela permettra d’éviter la saturation de cet espace, comme c’est le cas actuellement, et d’en faire à nouveau un lien de partage et non de stockage.

Il est a noté qu’en cas de perte, d’oubli ou de suppression de documents, des sauvegardes sont réalisées régulièrement par la DSIT.

Pour que chaque agent puisse se familiariser avec les nouvelles règles de gestion de cet espace, une charte d’utilisation sera rédigée et mise en ligne sur l’Intra.

Mise en œuvre
- Janvier – mars 2023 : campagne de sensibilisation des agents menée par la communication interne en collaboration avec les Archives municipales.
- Début avril 2023 : Mise en place des dossiers « Projets » et « Échanges » à la racine du serveur Commun par la DSIT et les Archives municipales. Les anciens dossiers seront bloqués en lecture seule pour inciter au déplacement.
- Avril 2023 – Août 2023 : déplacement des fichiers encore utilisés par les agents dans le dossier correspondant par copier/coller.
- Septembre 2023 : suppression des anciens dossiers et fichiers qui n’auront pas été déplacés. Déploiement du système de purge.

+Le serveur M/ECHANGE est constamment saturé et régit par aucune règle. Cela va à l'encontre des règles de sobriété numérique et est contre-productif. Pour faire évoluer la situation, les archives municipales propose une réorganisation de cet espace : La meilleure solution consiste à créer deux dossiers à la racine : <ul><li>un dossier « Projets » </li><li>un dossier « Échanges ».</li></ul> Le dossier « Projets » serait un espace dédié aux projets transversaux. Afin de conserver un espace propre et fonctionnel, toute demande de création de nouveau dossier, formulée par le chef de projet via EasyVista, serait visée par les Archives municipales puis mise en place par la DSIT. Cette procédure permettrait de contrôler la conformité des règles de nommages, de définir des droits d’accès et de fournir au demandeur un dossier-projet type. Enfin, l’archivage des documents stockés dans le dossier-projet reviendrait au chef de projet au terme de celui-ci.Le dossier « Échanges » serait un espace libre de droits : la création de nouveaux dossiers serait autorisée et aucune restriction d’accès ne serait mise en place. Organisé par pôles puis par départements/services, il permettrait aux agents d’échanger des documents sur le court terme. Une purge de cet espace devra être mise en place à début de chaque mois, ou tous les trimestres. Cela permettra d’éviter la saturation de cet espace, comme c’est le cas actuellement, et d’en faire à nouveau un lien de partage et non de stockage.Il est a noté qu’en cas de perte, d’oubli ou de suppression de documents, des sauvegardes sont réalisées régulièrement par la DSIT.Pour que chaque agent puisse se familiariser avec les nouvelles règles de gestion de cet espace, une charte d’utilisation sera rédigée et mise en ligne sur l’Intra.Mise en œuvre<ul><li>Janvier – mars 2023 : campagne de sensibilisation des agents menée par la communication interne en collaboration avec les Archives municipales.</li><li>Début avril 2023 : Mise en place des dossiers « Projets » et « Échanges » à la racine du serveur Commun par la DSIT et les Archives municipales. Les anciens dossiers seront bloqués en lecture seule pour inciter au déplacement.</li><li>Avril 2023 – Août 2023 : déplacement des fichiers encore utilisés par les agents dans le dossier correspondant par copier/coller.</li><li>Septembre 2023 : suppression des anciens dossiers et fichiers qui n’auront pas été déplacés. Déploiement du système de purge.</li></ul>

Suppressions

un dossier « Échanges ».

Le dossier « Projets » serait un espace dédié aux projets transversaux. Afin de conserver un espace propre et fonctionnel, toute demande de création de nouveau dossier, formulée par le chef de projet via EasyVista, serait visée par les Archives municipales puis mise en place par la DSIT. Cette procédure permettrait de contrôler la conformité des règles de nommages, de définir des droits d’accès et de fournir au demandeur un dossier-projet type. Enfin, l’archivage des documents stockés dans le dossier-projet reviendrait au chef de projet au terme de celui-ci.

Le dossier « Échanges » serait un espace libre de droits : la création de nouveaux dossiers serait autorisée et aucune restriction d’accès ne serait mise en place. Organisé par pôles puis par départements/services, il permettrait aux agents d’échanger des documents sur le court terme. Une purge de cet espace devra être mise en place à début de chaque mois, ou tous les trimestres. Cela permettra d’éviter la saturation de cet espace, comme c’est le cas actuellement, et d’en faire à nouveau un lien de partage et non de stockage.

Il est a noté qu’en cas de perte, d’oubli ou de suppression de documents, des sauvegardes sont réalisées régulièrement par la DSIT.

Pour que chaque agent puisse se familiariser avec les nouvelles règles de gestion de cet espace, une charte d’utilisation sera rédigée et mise en ligne sur l’Intra.

Mise en œuvre

Janvier – mars 2023 : campagne de sensibilisation des agents menée par la communication interne en collaboration avec les Archives municipales.
Début avril 2023 : Mise en place des dossiers « Projets » et « Échanges » à la racine du serveur Commun par la DSIT et les Archives municipales. Les anciens dossiers seront bloqués en lecture seule pour inciter au déplacement.
Avril 2023 – Août 2023 : déplacement des fichiers encore utilisés par les agents dans le dossier correspondant par copier/coller.
Septembre 2023 : suppression des anciens dossiers et fichiers qui n’auront pas été déplacés. Déploiement du système de purge.

Ajouts

+
Le serveur M/ECHANGE est constamment saturé et régit par aucune règle. Cela va à l'encontre des règles de sobriété numérique et est contre-productif. Pour faire évoluer la situation, les archives municipales propose une réorganisation de cet espace :

La meilleure solution consiste à créer deux dossiers à la racine :
- un dossier « Projets »
- un dossier « Échanges ».
Le dossier « Projets » serait un espace dédié aux projets transversaux. Afin de conserver un espace propre et fonctionnel, toute demande de création de nouveau dossier, formulée par le chef de projet via EasyVista, serait visée par les Archives municipales puis mise en place par la DSIT. Cette procédure permettrait de contrôler la conformité des règles de nommages, de définir des droits d’accès et de fournir au demandeur un dossier-projet type. Enfin, l’archivage des documents stockés dans le dossier-projet reviendrait au chef de projet au terme de celui-ci.

Le dossier « Échanges » serait un espace libre de droits : la création de nouveaux dossiers serait autorisée et aucune restriction d’accès ne serait mise en place. Organisé par pôles puis par départements/services, il permettrait aux agents d’échanger des documents sur le court terme. Une purge de cet espace devra être mise en place à début de chaque mois, ou tous les trimestres. Cela permettra d’éviter la saturation de cet espace, comme c’est le cas actuellement, et d’en faire à nouveau un lien de partage et non de stockage.

Il est a noté qu’en cas de perte, d’oubli ou de suppression de documents, des sauvegardes sont réalisées régulièrement par la DSIT.

Pour que chaque agent puisse se familiariser avec les nouvelles règles de gestion de cet espace, une charte d’utilisation sera rédigée et mise en ligne sur l’Intra.

Mise en œuvre
- Janvier – mars 2023 : campagne de sensibilisation des agents menée par la communication interne en collaboration avec les Archives municipales.
- Début avril 2023 : Mise en place des dossiers « Projets » et « Échanges » à la racine du serveur Commun par la DSIT et les Archives municipales. Les anciens dossiers seront bloqués en lecture seule pour inciter au déplacement.
- Avril 2023 – Août 2023 : déplacement des fichiers encore utilisés par les agents dans le dossier correspondant par copier/coller.
- Septembre 2023 : suppression des anciens dossiers et fichiers qui n’auront pas été déplacés. Déploiement du système de purge.

Suppressions

Ajouts

+Le serveur M/ECHANGE est constamment saturé et régit par aucune règle. Cela va à l'encontre des règles de sobriété numérique et est contre-productif. Pour faire évoluer la situation, les archives municipales propose une réorganisation de cet espace : La meilleure solution consiste à créer deux dossiers à la racine : <ul><li>un dossier « Projets » </li><li>un dossier « Échanges ».</li></ul> Le dossier « Projets » serait un espace dédié aux projets transversaux. Afin de conserver un espace propre et fonctionnel, toute demande de création de nouveau dossier, formulée par le chef de projet via EasyVista, serait visée par les Archives municipales puis mise en place par la DSIT. Cette procédure permettrait de contrôler la conformité des règles de nommages, de définir des droits d’accès et de fournir au demandeur un dossier-projet type. Enfin, l’archivage des documents stockés dans le dossier-projet reviendrait au chef de projet au terme de celui-ci.Le dossier « Échanges » serait un espace libre de droits : la création de nouveaux dossiers serait autorisée et aucune restriction d’accès ne serait mise en place. Organisé par pôles puis par départements/services, il permettrait aux agents d’échanger des documents sur le court terme. Une purge de cet espace devra être mise en place à début de chaque mois, ou tous les trimestres. Cela permettra d’éviter la saturation de cet espace, comme c’est le cas actuellement, et d’en faire à nouveau un lien de partage et non de stockage.Il est a noté qu’en cas de perte, d’oubli ou de suppression de documents, des sauvegardes sont réalisées régulièrement par la DSIT.Pour que chaque agent puisse se familiariser avec les nouvelles règles de gestion de cet espace, une charte d’utilisation sera rédigée et mise en ligne sur l’Intra.Mise en œuvre<ul><li>Janvier – mars 2023 : campagne de sensibilisation des agents menée par la communication interne en collaboration avec les Archives municipales.</li><li>Début avril 2023 : Mise en place des dossiers « Projets » et « Échanges » à la racine du serveur Commun par la DSIT et les Archives municipales. Les anciens dossiers seront bloqués en lecture seule pour inciter au déplacement.</li><li>Avril 2023 – Août 2023 : déplacement des fichiers encore utilisés par les agents dans le dossier correspondant par copier/coller.</li><li>Septembre 2023 : suppression des anciens dossiers et fichiers qui n’auront pas été déplacés. Déploiement du système de purge.</li></ul>

Date de début

+2023-01-01

Date de fin

+2023-10-01

Avancement

+0.0

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Auteur de la version

Lina Bennis

Version créée le 06/12/2022 10:09